OTOMATISASI PERKANTORAN DAN APLIKASI PERKANTORAN

OTOMATISASI PERKANTORAN DAN APLIKASI PERKANTORAN
Otomatisasi adalah penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia. Otomatisasi kantor ( office automation atau oa ) adalah semua sistem elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada didalam maupun diluar perusahaan.
● Sistem Elektronik Formal dan Informal. Beberapa sistem OA direncanakan secara formal, dan mungkin didokumentasikan dg suatu prosedur tertulis, mirip SIM. Namun, sebagian besar sistem OA tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis, mirip DSS.
● Komunikasi Informasi. Kata kunci yang membedakan OA dengan subsistem CBIS lain adalah komunikasi. OA dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi, baik lisan maupun tertulis.
● Orang-orang di Dalam dan di Luar Perusahaan. Sistem OA masa kini memudahkan komunikasi tidak hanya di antara orang-orang di dalam perusahaan, tetapi juga dengan orang lain di lingkungan perusahaan
PENGGUNA OTOMATISASI KANTOR
Otomatisasi kantor ( oa ) digunakan oleh semua orang yang bekerja didalam kantor. Pada dasarnya ada empat kategori pemakai oa, yaitu :
1. Manajer
2. Profesional
3. Sekretaris
4. Clerical employee ( klerk )
Istilah
“knowledge worker” diterapkan pada manajer dan profesional, yaitu orang yang memberikan sumbangan pengetahuannya terhadap aktivitas perusahaan.
○ Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM.
○ Profesional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya (mis. Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus). Manajer dan profesional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
○ Sekretaris bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
○ Pegawai administratif melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti emngoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat.
● Karena OA tidak memiliki mengelola data, penggunaan
database dibatasi pada isi informasi. Informasi
dikumpulkan dari sistem fisik perusahaan (SIA
menggumpulkan datanya). Informasi juga disediakan
oleh lingkungan.
● Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA
berbasis komputer seperti pengolah kata, e-mail, dan
konferensi komputer.
● Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yg
memisahkan perusahaan dengan lingkungan. Ini berarti
bahwa orang-orang itu mungkin berada di kedua area
tersebut.
● Model tsb. Juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA
berbasis non-komputer seerti konferensi video dan
audio.
TUJUAN OTOMATISASI KANTOR
Otomatisasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Bila diterapkan sebagai alat pemecah masalah, otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antar manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah. Peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.
Tujuan OA Masa Kini
1. Pendapatan yang Lebih Tinggi versus Penghindaran Biaya. Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
2. Pemecahan masalah Kelompok. Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.
3. Pelengkap – Bukan Pengganti. Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional – percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional.
Jenis-jenis Aplikasi Otomatisasi Kantor
Ada 11 aplikasi otomatisasi kantor yang telah diketahui, yaitu :
1. WORD PROCESSING


2. ELECTRONIK MAIL

3. VOICE MAIL

4. ELECTRONIC CALENDARING

5. AUDIO CONFERENCING


6. VIDEO CONFERENCING

7. COMPUTER CONFERENCING

8. FACSIMILE TRANSMISSION

9. VIDEOTEXT

10. IMAGE STORAGE AND RETRIEVAL


This is the html version of the file http://lily.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/9100/Slide_OA_Lily.pdf.